Organização de Arquivos – C.A Consultoria

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências da C.A Consultoria ou do Cliente.

Para quem é indicado?

Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

Organização física adequada;
Sistema de identificação;
Padronização dos métodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

Etapas da Organização de Arquivos:

Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;

Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;
Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;
Através do índice criado no Software GED, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

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