Controle e Gestão Patrimonial do Setor Público
Em 22 de Junho de 2011, a Portaria STN 406 aprovou os Volumes: II – Procedimentos Contábeis Patrimoniais, Volume; III – procedimentos Contábeis Específicos; Volume IV – Plano de Contas Aplicado ao Setor Público e MCASP – Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público. Esta mesma Portaria, no seu Art. 6º e 7º estabeleceu a obrigatoriedade e o prazo para a utilização destes procedimentos para o controle dos bens patrimoniais nas Prefeituras.
Anteriormente, a portaria STN-MF 467/09, havia estabelecido o prazo de implantação a partir de 2010 em caráter facultativo e de forma obrigatória a partir de 2013.
Novo prazo de Implantação do Controle dos Bens Patrimoniais do Setor Público
O artigo 6º da Portaria STN 406 determina para 2012 o prazo e a obrigatoriedade para a implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais e Procedimentos Contábeis Específicos.
No artigo 7º da mesma Portaria, estabeleceu a obrigatoriedade do uso e prazo para a adoção dos volumes IV-Plano de Contas Aplicadas ao Setor Público e V – Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público da seguinte forma:
– União a partir de 2012
– Estados e Distrito Federal a partir de 2012.
– Prefeituras a partir de 2013.
Implantação do controle patrimonial no setor público
Os trabalhos para a implantação da administração patrimonial na Prefeitura, principalmente a que ainda não possuem o controle do ativo imobilizado, deve iniciar imediatamente. O processo de implantação leva muito tempo: de 6 meses a 1 ano para pequenas Prefeituras e de 1 ano até 2 anos para as grandes Prefeituras, o que é facilmente compreensível só pela visualização dos macro processos:
Levantamento inicial: analisar os tipos de bens, quantos itens, quantos e quais são os locais, padronização de nomenclaturas, etiquetas patrimoniais (placas de bens patrimoniais), etc;
Inventário físico do imobilizado: cadastramento de todos os bens, identificando-os com um número patrimonial com etiqueta de código de barras ou RFID, coleta de dados com descrição padronizada e detalhada (marca, modelo e número de série), classificação por Secretaria, Departamento, Localização física (prédio, andar, sala, etc), órgão ou pessoa responsável, etc;
Emissão do relatório com termo de responsabilidade;
Levantamento contábil para reconstituir os registros contábeis: as informações dos bens na data da sua aquisição, descritivo detalhado, valor de aquisição, documento de compra, fornecedor, etc;
Conciliação com os registros contábeis e documentos de aquisição para determinar o seu valor de aquisição e a data da aquisição (tempo de uso);
Valoração dos bens: inclusão dos valores no cadastro de bens patrimoniais (valor de aquisição, valor justo), cálculo da depreciação contábil acumulada pelo tempo de uso desde a sua aquisição, determinação do valor justo (reavaliação), vida útil econômica, etc;
Implantação de Normas e Procedimentos para a manutenção do controle físico e mensuração dos valores dos bens patrimoniais da Prefeitura: Inclusão (valor de aquisição), Procedimentos para contabilização das Baixas e Transferências, inventários rotativos (inventários anuais, semestrais, etc);
Implantação de um Sistema de Controle Patrimonial.
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